Job Description & Job Analysis

Salam, saya ingin mengetahui langkah-langkah dalam membuat sebuah Job Description & Job Analysis serta hal apa yang paling urgent yg perlu dilakukan dalam menangani departemen SDM, perlu di ketahui perusahaan tempat saya adalah sebuah PH (Production House) yg memiliki karyawan kurang dari 20 orang, SDM nya sendiri digabungkan dengan keuangan sehingga departemennya menjadi departemen Keuangan & Administrasi Umum ( SDM )

Terima Kasih

Edi Patarani
Jawaban

Berikut ini adalah masukan saya bagi bagaimana membuat job description.

Panduan Umum Membangun Job Description
1. Pelajarilah rencana bisnis perusahaan dan struktur organisasi saat ini. 2. Analisa atau pelajari jabatan-jabatan yang ada dengan metode wawancara (atau metode observasi langsung) dengan masing-masing pemegang jabatan untuk mengerti kemampuan, keahlian, pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan jabatan/pekerjaan tersebut dengan baik. Ingat kembali sejauh mana pekerjaan-pekerjaan tersebut berhubungan dengan rencana dan tujuan bisnis perusahaan. Validasi akurasi hasil pengamatan maupun analisa jabatan dengan supervisor dari jabatan terkait. 3. Pelajari konsistensi maupun keselarasan hasil analisa jabatan dari berbagai jabatan yang ada dengan struktur organisasi yang ada dan lakukan penyelarasan yang diperlukan. 4. Bangun job description untuk masing-masing jabatan, yang berisikan tugas dan tanggung-jawab utama, sasaran utama pekerjaan, maupun kualifikasi yang diperlukan untuk jabatan berdasarkan informasi yang didapatkan dari langkah-langkah di atas. Sebagai panduan, tulislah job description seringkas mungkin sehingga seseorang yang tidak familiar dengan jabatan tersebut, dapat mengerti dengan cepat ruang-lingkup, tugas dan tanggung-jawab, kebutuhan dari jabatan tersebut. Mulailah selalu dengan kata kerja. Sertakan informasi mengenai nama jabatan, pangkat/grade/level, lokasi (Departemen, Divisi, Group) dan atasan si penjabat. 5. Perbaiki job description sesuai dengan perkembangan organisasi.

Pertanyaan berikutnya mengenai hal apa yang paling urgent yang perlu dilakukan dalam menangani departemen SDM tidak dapat kami jawab karena kami perlu mendapatkan informasi lebih lengkap, apa yang menjadi masalah dengan departemen ini? Dengan berkembangnya perusahaan, selintas perlu dipikirkan apa harapan utama Bapak dari Departemen SDM? Apa tugasnya ke depan hanya menangani administrasi dan bagian umum saja, atau ada harapan yang lebih? Apakah dengan demikian dapat disatukan dengan Departemen Keuangan, yang secara praktis memiliki kebutuhan kompetensi yang berbeda? Banyak informasi lain yang diperlukan sebelum kami dapat memberikan masukan yang tepat.